Manajemen Kepegawaian berbasis Teknologi

Oleh : Muhammad Syarif, S.HI.M.H

Ketersediaan sumber daya manusia merupakan bagian terpenting dalam pelaksanaan fungsi dan tugas suatu organisasi. Fungsi esensial manajemen sumber daya manusia adalah memastikan agar organisasi dapat mencapai tujuan-tujuan strategisnya dengan memiliki sumber daya manusia yang dapat diandalkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi secara kuantitas maupun kualitas, kompeten dan menghasilkan kinerja yang efektif hingga superior pada jabatan dan peranan masing-masing serta berkontribusi optimal dalam memajukan organisasi.

Pengelolaan aspek manajemen sumber daya manusia dalam lingkup pemerintahan dapat dikelola dan dilaksanakan dengan optimal sehingga proses pengelolaan yang dilakukan secara konvensional sudah tidak efektif dan efisien. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut, pemerintah telah menetapkan kebijakan sistem e-government mencakup pengembangan sistem informasi manajemen di bidang kepegawaian yang dikenal dengan istilah SIMPEG, di mana penggunaannya diharapkan dapat menjadikan proses pelaksanaan PNS berlangsung secara lebih optimal, efisien dan efektif.

Pemanfaatan teknologi informasi pada setiap kegiatan penyelenggaraan pemerintahan dilaksanakan untuk menuju good governance. Konsep good governance ini memerlukan sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan pelayanan yang cepat, tepat dan tidak berbelit-belit. Dengan penggunaan sistem informasi dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang baik termasuk otomatisasi dalam penanganan sistem kepegawaian.

Menurut Sutabri sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Kebutuhan informasi yang cepat dan akurat sangat diperlukan untuk mendukung terlaksananya setiap fungsi dari unit organisasi. Menurut Gordon B. Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Untuk itu sebuah informasi dikatakan berkualitas jika data tersebut memiliki kriteria sebagai berikut :

Pertama : Relevan artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Apabila kebutuhan informasi untuk suatu organisasi maka informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan informasi di berbagai tingkatan dan bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

Kedua: Akurat artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Keakuratan informasi biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama data tersebut dianggap akurat.

Ketiga: Lengkap artinya bahwa informasi yang diperoleh menyajikan gambaran lengkap dari suatu permasalahan atau penyelesaian.

Keempat: Tepat waktu artinya informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah sebelum situasi krisis menjadi tidak terkendali atau kesempatan menghilang. Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang sudah usang tidak mempunyai nilai lagi.

Tentunya institusi yang menangani Manajemen Kepegawaian di daerah (BKD/BKPP), sejatinya harus melakukan langkah-langkah terobosan guna pemamfaatan teknologi dalam melaksanakan tupoksinya. Setidaknya menurut hemat saya ada beberapa jenis layanan yang melekat pada BKPP/BKD yang dapat diinternalisasikan dari kerja manual menuju kerja teknologi informasi. Adapun jenis layanan dimaksud antara lain:

1.    Pengangkatan Pertama dalam Jabatan

2.    Penyesuaian dalam Jabatan Fungsional

3.    SK Perpindahan dari Jabatan lain kejabatan Fungsional

4.    SK Pembebasan Sementara dari Jabatan Fungsional

5.    Pengangkatan kembali dalam Jabatan Fungsional

6.    SK Keterangan telah menyelesaikan Pendidikan

7.    Mengakhiri Tugas belajar

8.    Pengajuan Usulan kenaikan Pangkat Gol III/d Kebawah

9.    Pengajuan Usulan Kenaikan Gaji Berkala

10. Pengajuan usulan Penetapan Peningkatan Pendidikan

11. Pengajuan usulan Pensiun Dini Gol III/d kebawah

12. Pengusulan Cuti

Disamping itu pula dapat dikembangkan pada penyusunan Laporan Internal BKD/BKPP yang sifatnya lebih pada pemamfaatan data base meliputi data Jumlah Jabatan, Formasi Jabatan, Jenis Diklat baik teknis maupun struktural serta Bank Data Kompetensi masing-masing PNS pada unit kerja. Sehingga memudahkan dalam pola promosi atau penjenjangan karir pegawai kedepan. Wallahu `alam binshawab